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打造精细规范高标准的会务服务——给她们点赞!

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“铿锵玫瑰”绚丽绽放

新岗位遇到“崭新”的自己

一身合体的西装,一个精致的淡妆

一杯茶水,一个微笑

“不就是端个茶倒个水,风不吹日不晒,多舒服呀!”这应该是大多数人对“会务”服务的印象。也是她们,对会务的最初认识。

2021年底,机关矿区物业服务部成立了“会务服务”项目组,人员来自中心保洁、门卫、资料员等岗位,最大的47岁,最小的35岁,平均年龄39岁。

“看似简单的事,做起来却不容易”

没想到刚刚到岗,大家就被“以为的轻松”给了迎头一棒。第一节“基本功”培训课,左手持壶,右手小拇指和无名指夹住杯盖,食指、中指穿过杯把,大拇指固定杯身,倒水后,将杯子慢慢放下,杯盖从杯沿右侧轻轻盖上,再将杯把调整至45度。老会务—黑婕的一套动作 行云流水般完成,没有发出一丝声响。

基本功训练

——倒水

“不就是倒水嘛,谁还不会!”薛丽丽麻利的接过水壶,右手去夹杯盖,“砰”杯盖滑落到桌上。再试试,努力的夹起杯盖,水倒满时,右手不停地抖,盖杯叮当作响。原来“看似简单的工作,做起来还真不简单。”

“接下来,咱们练微笑。”黑婕说。

不知道谁小声嘀咕了一句:“嘁,都笑了40多年了,谁还不会笑?”当大家按照微露“8颗牙”的标准,保持10分钟,还真不会笑了,面部都僵硬了,真是笑比“哭”还难看。

于是空姐培训的镜头出现在她们的培训课中,头顶书本,咬着筷子,后背贴墙,挺胸收腹半小时一个课程。每天一百多次反复练习夹杯盖倒水,回家吃饭时,手都哆嗦。大家说,这强度真比扛着大扫把打扫小区还累。

“半跟皮鞋,抬头,微笑,走路轻快,动作轻盈”,如今轻松地做到这些让她们深深地体会到“台上一分钟,台下十年功”的含义。

基本功训练

——微笑

亮相礼仪服务 展会务专业风采

会务服务看似简单,其实需要很强的业务能力。会议开始之前,要掌握会议时间、参会人员、流程及所需设备等。

会场布置,茶杯需要一字排开,二指间距的摆放,座位牌、话筒、纸、笔要达到一点一线。大型会议前要按照会议流程提前进行预演走位,从着装到仪态,从笑容到手势都进行反复的练习,做到各个环节的衔接、服务到位。

疫情期间多是视频会议,值会不仅要添茶续水,还要会操作视频设备,随时能切换会场镜头、传递话筒、上传文件。她们值会前都不敢喝水,怕上厕所耽误会议进程,戏称自己是“沙漠骆驼”。

贴心服务 赢赞扬

她们在会议室里准备了便捷服务箱,备有订书机、胶水、老花镜、数据线等应急用品。夏季常备风油精,会前会用含有薄荷香气的毛巾擦拭桌面,以起到提神醒脑的作用。值会中,她们时刻观察参会者的需求,看到参会者左顾右盼时,及时送上纸和笔;看到脸色不好,及时将矿泉水换成热水。

细心的黑婕发现会议室门打开后无法固定,必须用手扶住门,参会者才能畅通进出。她巧动心思,从网上购买了相匹配的闭门器加装在门下,根据会议进程随时取用,一次性解决问题。

经过8个月的历练,项目六部十名员工训练有素,不仅业务能力过硬,还用女性特有的细腻用心服务,赢得了领导的赞誉和甲方的认可。

开拓市场  创效益

新岗位,新环境,让她们接触到许多更优秀的人。班长赵鑫曾给大家分享一句话,“只要把每天的事情做好了,日积月累自己就变得优秀了!”。刚开始时,很多单位对新型后勤服务体系建设不理解,尤其是会务服务,都持观望的态度。会务服务业务开展一度处于低谷。为了能签下新春采油厂项目,赵鑫多次联系远在新疆的办公室主任,介绍她们的综合素质和业务水平,甲方终于答应,可以试试。但也提出了“苛刻”的条件。第一,执行力强,能加班,能熬夜(新疆时间的原因)。第二能办文能办会,能操作视频设备,说完用人条件,甲方领导留下了一句话“这活儿你们还是找个男同志来干吧”。

为了顺利拿下这一单,大家一起讨论最佳解决方案,最后,张艳云自告奋勇站出来主动承担了这项任务。

为了能尽快适应岗位要求,她白天工作,晚上学习业务知识,在刚开始的阶段,每天只睡4个小时。经过她不懈的努力已经完全可以胜任甲方的工作要求。

一个月后,项目六部还收获了一封表扬信,感谢机关矿服为他们选送了一名好员工。就这样敲定了新春采油厂(驻胜建大厦)会务服务合同。目前她们的会务服务项目已延伸到7家二级单位,合同总额达到100多万元。

团结一致  激励共进

她们不仅业务能力迅速提升,团结协作能力也充分发挥。在承揽的项目中,宣传文化中心报纸发放量大而且很重要,每日报纸种类约30种、400余份,要求每天早晨8:30之前将报纸按照人员和科室的需求发放到位。考虑到年轻员工要照顾孩子,47岁的林丽秋虽然家住东城,却主动挑起了这份任务。一到周末和节假日,积攒的报纸数量会翻上几倍,甚至达到两千份。为了减轻林丽秋周一的工作压力,张艳云每个周日抽出一下午的时间,到宣传文化中心把报纸按照类型和部门逐一分好,林姐上班就可以直接分发了。

有个周日下午四点半,黑婕在群里说,会议室改装门完成,接着发了几张被粉尘污染的会议室照片,场面是“惨不忍睹”。

“我这就过去”

“等着我支援你哈”

“我来了”……,有从胜采来、有从东城来,有的正在帮婆婆做饭,也匆匆赶来,卷起袖子就加入到清扫中。天气炎热,湿透的衣服紧贴在身上,汗水顺在脸颊往下流。最难清理的是视频设备和功放,她们用抹布一点一点、一个按钮一个按钮的擦出来,桌面、地面足足擦了七八遍,直到恢复到光洁如新。

以身作则,做一个积极向上的妈妈

会务服务定人定岗,对于她们来说没有上下班时间,只有开会和散会的时间。8点的会议,至少要提前1小时到岗,准备热水、调试设备。会议结束,收拾完成又要一个小时,早出晚归是常态。

一次会议结束后,黑婕到家时已经是晚上9点多了,推开门的瞬间,7岁的小女儿跑上前抱住她,说好想妈妈,拉着她的手,来到餐桌前,小心翼翼的掀开盖着的盘子,竟然是一碟西红柿炒鸡蛋,虽然鸡蛋有点糊,女儿暖暖地说,是和姐姐一起给妈妈炒的。黑婕抱着孩子感动地留下眼泪。以前“衣来伸手,饭来张口”的小公主们,在她忙碌的时间里,突然间长大了,独立了,懂事了。

团队中的张艳云前几年家里遭遇了变故,家庭的重担都落到了她一个人身上。她觉得命运不公,对工作也失去了信心。刚来时的她,一副“爱谁谁”的态度,培训时让她往东,她偏往西。了解到她的情况,姐妹们经常跟她聊天、沟通。在这样的氛围里,张艳云也在努力的改变着,染黑了头发,收起了脾气,呈现出来的不仅外形上的改观,工作上更是挑起了大梁。前几天,她上幼儿园的小儿子趴在她的耳边说:“妈妈,我觉得穿西装的你最好看。”张艳云的眼泪当时刷的就流了下来。

她们积极认真工作的态度,也在悄悄地感染着孩子们。大家相互鼓励一定“要给孩子们做个榜样,做一个积极向上的妈妈!”

中心会务工作虽然刚刚起步,但是大家坚持团结拼搏、积极奉献、追求卓越的理念,把服务做优、效益作佳、队伍做强、人心做稳,打造规范精细高标准的会务服务,让驻区单位集中精力做强主业,助力推动油田增储上产,以优异成绩迎接党的二十大胜利召开。

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